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Planifier pour utiliser au mieux votre temps

Utilisez-vous au mieux votre temps?

C'est la fin d'une autre journée de travail bien remplie et, même si vous êtes arrivé au bureau de bonne heure et que vous êtes parti tard, vous n'avez pas l'impression d'avoir accompli quelque chose d'important.

C'est trop facile pour que cela se produise. Face à des réunions sans fin, des interruptions fréquentes et des tâches urgentes de dernière minute, vous pouvez facilement être occupé toute la journée sans faire de progrès sur les projets et objectifs prioritaires.

C'est pourquoi il est si important de savoir planifier son temps correctement. Dans cet article, nous examinerons les étapes à suivre pour y parvenir, vous laissant ainsi du temps pour le travail qui compte vraiment, tout en laissant du temps pour le développement personnel, la famille et les amis.

L'importance de la planification

La planification est l’art de planifier vos activités afin que vous puissiez atteindre vos objectifs et vos priorités dans le temps dont vous disposez. Quand c'est fait efficacement, cela vous aide à:

Comprenez ce que vous pouvez réaliser de façon réaliste avec votre temps.
Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour les tâches essentielles.
Ajouter du temps de contingence pour «l'inattendu»
Évitez d’en prendre plus que ce que vous pouvez gérer.
Travaillez régulièrement vers vos objectifs personnels et professionnels.
Ayez suffisamment de temps pour la famille et les amis, l'exercice et les loisirs.
Atteindre un bon équilibre travail-vie personnelle.

Le temps est la seule ressource que nous ne pouvons pas acheter, mais nous le gaspillons souvent ou l'utilisons de manière inefficace. La planification vous aide à réfléchir à ce que vous souhaitez atteindre en une journée, une semaine ou un mois, et vous permet de rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs.

Comment planifier votre temps

Définissez une heure régulière pour effectuer votre planification - au début de chaque semaine ou chaque mois, par exemple.

Il existe un grand nombre d'outils parmi lesquels choisir. Un moyen simple et facile de respecter un calendrier consiste à utiliser un crayon et du papier et à organiser votre temps à l'aide d'un planificateur hebdomadaire. (Cliquez ici pour un modèle de planificateur téléchargeable gratuitement pour commencer.)

Vous pouvez également utiliser des applications et des logiciels tels que Google Calendar®, MS Outlook® et /community/App-Reviews/Business-Calendar.phpBusiness Calendar. Choisissez un outil de planification adapté à votre situation, à la structure actuelle de votre travail, à vos goûts personnels et à votre budget.

Lorsque vous choisissez votre agenda, le plus important est de vous permettre de saisir facilement des données et de visualiser une période de temps appropriée (jour / semaine / mois) avec le niveau de détail requis.

Une fois que vous avez décidé quel outil vous souhaitez utiliser, préparez votre emploi du temps de la manière suivante:

Étape 1: Identifier le temps disponible

Commencez par définir le temps que vous souhaitez consacrer à votre travail.

Le temps que vous passez au travail devrait refléter la conception de votre travail et vos objectifs personnels dans la vie.

Par exemple, si vous insistez pour une promotion, il peut être prudent de travailler chaque jour au-delà des heures normales pour montrer votre dévouement. Si, en revanche, vous souhaitez disposer de suffisamment de temps pour les activités sans travail, vous pouvez décider de faire le nombre d'heures allouées et pas plus.

Étape 2: Planifiez les actions essentielles

Ensuite, bloquez les actions que vous devez absolument entreprendre pour faire du bon travail. Ce sont souvent les choses contre lesquelles vous êtes évalués.

Par exemple, si vous gérez des personnes, assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour traiter les problèmes personnels, l'encadrement et la supervision des membres de l'équipe. Prévoyez également du temps pour communiquer avec votre patron et les personnes clés qui vous entourent.

Étape 3: Calendrier des activités hautement prioritaires

Passez en revue votre liste de tâches à faire et programmez des activités hautement prioritaires et urgentes, ainsi que des tâches de maintenance essentielles qui ne peuvent pas être déléguées ou évitées.

Essayez de les organiser pour les moments de la journée où vous êtes le plus productif - par exemple, certaines personnes sont plus énergiques et efficaces le matin, tandis que d'autres se concentrent plus efficacement l'après-midi ou le soir. (Notre article «Est-ce une tâche du matin?» Peut vous aider à identifier vos meilleurs moments de la journée.)

Étape 4: Horaire de contingence

Ensuite, prévoyez du temps supplémentaire pour faire face aux imprévus et aux urgences. L’expérience vous dira ce qu’il faut autoriser - en général, plus votre travail est imprévisible, plus vous aurez besoin de temps d’urgence. (Si vous ne planifiez pas cette heure, les urgences se produiront et vous finirez par travailler tard.)

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Créer un modèle de planning Excel en quelques minutes

Un horaire est important pour chaque aspect de votre vie. Cela vous aide non seulement à gérer votre temps, mais aussi à réduire le stress, à évaluer vos progrès au fil de votre travail et à vous préparer à l'inattendu.

De l’organisation de votre liste de tâches à la planification d’un événement, un emploi du temps vous permettra de rester sur la bonne voie et de ne rien manquer.

L'utilisation d'un modèle est le moyen le plus simple de créer un calendrier. Dans cet article, vous trouverez les meilleurs modèles de calendrier quotidien, hebdomadaire et mensuel dans Excel. Nous vous donnerons des instructions pas à pas pour trouver le modèle de calendrier le mieux adapté à vos besoins et vous expliquerons comment personnaliser ces modèles Excel.

De plus, nous avons fourni des modèles de planification personnalisables dans Smartsheet, une plate-forme d'exécution de travail qui vous permet de mieux gérer les tâches, les calendriers et les dates d'échéance grâce à la collaboration en temps réel et à l'automatisation des processus.

Télécharger des modèles de planning quotidiens, hebdomadaires et mensuels pour Excel

Vous pouvez trouver une variété de modèles de planning dans Excel, allant des calendriers mensuels aux affichages en semaine et aux calendriers avec notes. Les modèles sont prédéfinis et formatés, vous permettant d’ajouter vos propres informations.

Avec autant de modèles de planning disponibles, comment savoir quel est le plus simple à utiliser? Nous les avons tous triés et avons trouvé les meilleurs modèles de calendrier quotidien, hebdomadaire et mensuel pour Excel.

Quel modèle de planning utiliser?

Une fois que vous avez choisi un modèle quotidien, hebdomadaire ou mensuel, vous devez choisir une disposition, un type de durée (voulez-vous du lundi au vendredi ou du dimanche au samedi?), Les capacités de partage et les options d'impression. Avec tous ces facteurs à prendre en compte, il peut être difficile de savoir quel modèle de planning utiliser.

Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous recherchez un modèle de calendrier:

1. Quel est votre calendrier ou durée?

Vous devez d’abord déterminer si vous avez besoin d’un modèle quotidien, hebdomadaire ou mensuel. L'horaire journalier est le seul modèle dont la durée est exprimée en heures (par incréments de 30 minutes). La durée de l'horaire hebdomadaire est scindée en matin, après-midi et soir et le modèle mensuel présente le moins de précision possible, avec une durée en jours.

Les événements, tâches ou projets que vous devez suivre dans le calendrier dicteront le type de modèle dont vous avez besoin. Si vous devez organiser des tâches ou des rendez-vous, l'horaire quotidien fonctionnera de manière optimale. Si vous devez suivre des tâches à plus long terme ou des événements répétitifs, envisagez un modèle qui dure plus longtemps.

2. Combien de personnes l'utiliseront?

Pensez à qui vous devez partager votre emploi du temps. Est-ce un document personnel que vous voulez suivre vos propres tâches et tâches? S'agit-il d'un calendrier de tâches ménagères ou de tâches ménagères que vous devez imprimer et coller sur le réfrigérateur ou envoyer un courrier électronique à votre conjoint et à vos enfants? Ou utiliserez-vous cet horaire au travail, en le collaborant et en le modifiant avec des collègues et des collaborateurs externes?

En règle générale, si vous devez partager votre emploi du temps avec plusieurs personnes, vous devez rechercher une version en ligne du modèle afin de pouvoir le partager, collaborer et l'éditer en temps réel. S'il s'agit d'un programme personnel, assurez-vous de disposer de fonctionnalités de personnalisation et d'impression robustes pour qu'il réponde à tous vos besoins.

3. Combien d'événements ou de projets doivent être suivis?

Bien que vous puissiez choisir le niveau de granularité dans la durée de votre planification, vous devez également identifier le niveau de détail que vous devez ajouter à votre modèle et le nombre d'éléments que vous souhaitez inclure.

Pour avoir une idée de la complexité de vos événements ou projets, notez un ou deux éléments que vous prévoyez d’ajouter à votre emploi du temps. Notez tous les détails que vous devez inclure (nom de l'élément, détails de l'élément, assigné, date d'échéance, emplacement, informations de contact, etc.). Cet exercice vous donnera une idée de la quantité d'espace dont vous avez besoin dans votre emploi du temps. Si vous vous en tenez à une vue d'ensemble des détails, vous pouvez utiliser le calendrier mensuel. Si vous suivez plusieurs tâches par jour, vous voudrez peut-être consulter le modèle de planification quotidienne.

Modèle d'horaire hebdomadaire dans Excel

Dans un modèle d'horaire hebdomadaire Excel, chaque journée est divisée en matinée, après-midi et soirée et vous pouvez ajuster l'espace que vous souhaitez pour chaque bloc de la journée.

Utilisations courantes:

Horaire des cours du collège : Obtenez un aperçu général de tous vos cours de la semaine avec un horaire. Vous pouvez rapidement renseigner leurs informations de cours, telles que le nom de la classe, le lieu et l'heure, et mieux gérer votre temps pendant la semaine.
Calendrier d' entretien ménager / des tâches : Organisez votre entretien ménager et votre liste de tâches en imprimant un modèle d'horaire hebdomadaire et en complétant la tâche pour chaque jour, comme passer l'aspirateur, le balayage, l'époussetage, etc., et en assignant chaque tâche. C'est un moyen facile de voir tout le ménage prévu pour la semaine et qui fait quoi.
Horaire de travail des employés : Assurez-vous que les bonnes personnes travaillent au bon moment avec un horaire de travail des employés. Attribuez des décalages à chaque personne et indiquez son poste (responsable, caissier, réceptionniste, support, etc.). Vous pouvez même ajouter une colonne avec le total des heures hebdomadaires pour suivre la charge de travail des employés.
Itinéraire de voyage : Ne ratez plus jamais un vol, un train ou un bus. Suivez les villes de départ, les villes d’arrivée, les numéros de vol, les aéroports, les réservations d’hôtel, etc., avec un itinéraire hebdomadaire. Toutes vos informations importantes seront réunies au même endroit, vous tenant au courant et informé.
Calendrier du projet : Coordonnez les tâches, les produits livrables, les dates d'échéance, les propriétaires, etc. avec un calendrier de projet. Assurez-vous que votre projet respecte les délais et gérez l'affectation des ressources au cours de votre semaine de travail.

Modèle d'horaire quotidien dans Excel

Un modèle d'horaire quotidien s'étend généralement du dimanche au samedi et comprend une durée en heures, par incréments de 30 minutes. Ce type d’horaire vous donnera le niveau de détail le plus détaillé, vous permettant de suivre même les plus petites tâches de la journée.

Utilisations courantes:

Planificateur de rendez-vous / de réunion personnel : Gérez tous vos rendez-vous et réunions personnels quotidiennement. Imprimez l'horaire quotidien et rangez-le dans votre sac à main, sac à main ou portefeuille afin qu'il soit toujours accessible. Ou encore mieux, accédez-y sur votre téléphone pour pouvoir facilement ajouter, supprimer ou modifier des éléments.
Planificateur de liste de tâches : au lieu d'écrire toutes vos tâches dans une liste interminable, répartissez-les et distribuez-les au cours de la semaine pour que vous sachiez exactement ce que vous devez accomplir chaque jour. Organisez vos tâches par heure de la journée et rayez-les lorsque vous les avez complétées.
Programme d'alimentation du bébé : Notez les heures exactes d' allaitement tout au long de la journée pour vous assurer de respecter le programme d'alimentation approprié. Vous pouvez également suivre combien de temps vous allaitez et le nombre total de repas par jour.

Télécharger un modèle quotidien gratuit

Modèle de calendrier mensuel dans Excel

Un modèle de calendrier mensuel fournit une vue de haut niveau de tout le mois. Chacun des 12 mois de 2016 est généralement un onglet différent dans le fichier Excel.

Utilisations courantes:

Entretien saisonnier : rappelez-vous de changer vos filtres CVC, de nettoyer les gouttières, d'hiverner le système de climatisation et plus encore, avec un programme d'entretien saisonnier mensuel. Ajoutez tous les éléments que vous devez suivre au début de l’année civile et affichez-les dans votre garage ou sur le fr> Free Téléchargez le modèle Excel mensuel gratuit

Comment personnaliser votre modèle Excel

Il est facile de personnaliser votre modèle d'horaire quotidien, hebdomadaire ou mensuel dans Excel. Vous pouvez coder en couleur certains éléments, tels que les rendez-vous ou les anniversaires, ou modifier la taille et le type de police. Vous pouvez même ajouter un logo au calendrier si vous l'utilisez pour le travail ou avec des clients.

1. Formater les polices

Pour modifier la taille de la police des en-têtes, commencez par mettre en évidence tous les en-têtes. Dans l'onglet Accueil, vous pouvez formater le type et la taille de la police.
Pour formater les marqueurs de date ou d'heure, mettez en surbrillance la colonne entière ou toutes les cases de la date. Dans l'onglet Accueil, vous pouvez ajuster le type et la taille de la police.

2. Changer les couleurs

Vous pouvez modifier les couleurs de police ou les couleurs d'arrière-plan dans votre planification. Le codage couleur peut être particulièrement utile pour étiqueter certains types d’événements ou de tâches.

Pour modifier la couleur d'arrière-plan d'un en-tête, mettez en surbrillance la ligne entière, cliquez sur l'icône du pot de peinture, puis sélectionnez la couleur de remplissage.
Pour colorier un événement, tapez une tâche ou un rendez-vous dans une zone de date. Ensuite, sélectionnez le texte, cliquez sur l'icône du pot de peinture, puis sélectionnez la couleur de remplissage appropriée.

3. Ajouter une photo

Personnalisez votre emploi du temps en ajoutant des images, comme le logo de votre entreprise.

Dans l'onglet Insérer, cliquez sur Images . Téléchargez la photo que vous souhaitez utiliser.
L'image sera ajoutée à votre feuille de calcul et vous pourrez la faire glisser n'importe où dans la feuille.

Si vous souhaitez ajouter votre logo ou votre image en haut de la liste, vous devrez peut-être ajouter un espace supplémentaire pour que l'image puisse s'intégrer.

Cliquez avec le bouton droit sur la première ligne de la feuille de calcul entière et sélectionnez Insérer.
Cliquez sur la ligne entière .
Répétez l'opération en fonction du nombre de lignes supplémentaires que vous souhaitez.
Pour que l'arrière-plan des nouvelles lignes soit blanc, mettez-les en surbrillance, cliquez sur l'icône du pot de peinture, puis sélectionnez blanc.
Pour supprimer la ligne de la grille au-dessus de la ligne de titre, sélectionnez la ligne de titre, cliquez sur l'icône de la grille, puis sur les options avec les lignes de la grille supprimées.

Vous disposez maintenant d'un espace supplémentaire pour faire glisser votre image vers le haut.

Modèles de calendrier imprimables et en ligne

En plus de trouver le modèle de calendrier le mieux adapté à vos besoins, vous devrez également réfléchir aux fonctionnalités d'impression et de collaboration en ligne.

Beaucoup de gens impriment leurs horaires et les placent dans un réfrigérateur ou un mur. Ou, pour des horaires tels que le planificateur de liste de tâches ou le planificateur de rendez-vous / de réunion personnel, certains les placent dans leur sac à main ou leur portefeuille pour un accès facile.

Il peut être utile d’imprimer et d’afficher le programme à la vue de tous, mais un calendrier papier peut en réalité rendre votre vie plus chaotique et désorganisée. Si vous oubliez ou égarez l'horaire, vous devez tout recommencer à zéro. Si quelqu'un veut éditer ou ajouter quelque chose, vous ne saurez pas qui l'a fait, à moins de reconnaître son écriture. Et, avec un espace limité, votre calendrier peut rapidement devenir encombré et compliqué par de multiples modifications et ajouts.

Pour avoir un accès garanti 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 à votre emploi du temps, recherchez une solution collaborative basée sur le cloud. Vous souhaitez pouvoir afficher et modifier votre emploi du temps où que vous soyez, sur un smartphone ou sur un ordinateur de bureau.

Et vous économiserez une tonne de papier en déplaçant votre emploi du temps en ligne. Si vous partagez votre calendrier avec plusieurs personnes, un outil en ligne simplifiera la communication et les modifications. Vous pouvez suivre les modifications et contrôler les niveaux d'autorisation, en choisissant si quelqu'un est un visualiseur, un éditeur ou un administrateur.

De plus, de nombreux outils en ligne ont des fonctionnalités de collaboration pour amener votre emploi du temps au prochain niveau. Vous pouvez avoir des commentaires directement dans l'outil, définir des rappels ou des notifications, basculer entre une vue normale, une vue de Gantt ou une vue du calendrier ou ajouter des pièces jointes.

Créez des programmes collaboratifs plus faciles avec Smartsheet

Smartsheet est un outil de gestion du travail inspiré des tableurs doté de fonctionnalités de collaboration et de communication robustes. Avec des dizaines de modèles prédéfinis et des capacités de partage, Smartsheet est idéal pour les planificateurs de liste de tâches simples ou les calendriers de projet plus complexes. Et il est facile de personnaliser les modèles - il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur une colonne pour renommer les en-têtes de colonne et de double-cliquer sur une cellule pour ajouter vos propres informations. Vous pouvez également modifier les couleurs, les polices et basculer entre les modes Grille, Gantt et Calendrier.

Voici 14 modèles de planning dans Smartsheet:

Modèles d'horaire hebdomadaire dans Smartsheet

Ces modèles d'horaire hebdomadaire couvrent toute la semaine, du lundi au dimanche. De nombreux modèles utilisent la hiérarchie pour organiser les informations, avec des lignes réductibles pour vous permettre de masquer ou d'afficher certaines dates ou tâches.

Tous ces modèles mettent en évidence les fonctionnalités de collaboration de Smartsheet. Par exemple, dans l’horaire hebdomadaire des cours, vous pouvez attribuer un code de couleur à vos cours afin de pouvoir visualiser rapidement votre horaire de la semaine. Dans le modèle de planificateur de repas, vous pouvez facilement joindre des liens à vos recettes préférées pour un accès facile. Et, dans le programme de nettoyage de la maison, vous pouvez assigner des tâches à certaines personnes pour que votre famille soit tenue pour responsable.

Horaire de travail

Modèles d'horaire quotidien dans Smartsheet

Les horaires quotidiens de Smartsheet sont organisés par incréments de 30 minutes, de 7 h à 21 h. Si vous souhaitez que la planification s'étale sur plus ou moins de temps, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule et sélectionnez Supprimer la ligne ou Insérer la ligne. Utilisez les symboles étoiles de la liste des tâches quotidiennes pour désigner une priorité et définir des rappels pour vos réunions et rendez-vous quotidiens, ainsi que pour votre travail quotidien, afin que vous ne manquiez jamais une minute.

Modèles de planning mensuel dans Smartsheet

Ces calendriers mensuels incluent chaque mois de l'année 2017 et vous pouvez ajuster l'espace que vous souhaitez désigner pour chaque mois en ajoutant ou en supprimant des lignes. Si vous souhaitez modifier l'une des dates de la planification (par exemple, si vous devez modifier l'année), entrez simplement la date du premier couple à la main, puis sélectionnez ces cellules et faites glisser le coin inférieur droit vers le bas pour le remplir automatiquement. le reste.

Ajoutez des commentaires directement dans le modèle de planification de projet pour désengorger votre boîte de réception, créez automatiquement des diagrammes de Gantt dynamiques et utilisez des symboles pour indiquer rapidement le statut, la priorité et la progression.

Calendrier du projet de diagramme de Gantt

Améliorez les efforts de planification avec la gestion des tâches en temps réel dans Smartsheet

Suivre les calendriers, documenter les échéances et se tenir au courant des calendriers quotidiens, hebdomadaires et mensuels est la clé du bon fonctionnement des opérations quotidiennes. Avoir le bon outil pour que tout le monde reste synchronisé garantit que tous les projets et processus restent sur la bonne voie et que tous les délais critiques sont respectés.

Smartsheet, l’un de ces outils, est une plate-forme d’exécution du travail en entreprise qui modifie fondamentalement le mode de travail des entreprises et des équipes. Plus de 74 000 marques et des millions de professionnels de l'information considèrent Smartsheet comme le meilleur moyen de planifier, de suivre, d'automatiser et de créer des rapports sur les calendriers.

L'interface Smartsheet bien connue, conçue pour le travail des utilisateurs, conduit à une adoption rapide et étendue dans l'ensemble de votre organisation. Utilisez Smartsheet pour obtenir une visibilité en temps réel sur les listes de tâches et les calendriers, puis accédez-les et gérez-les de n’importe où, à tout moment. Partagez les calendriers avec un nombre illimité de membres de l'équipe internes et externes, afin d'améliorer la collaboration et de respecter les délais.

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Votre horaire de conditionnement physique personnel

Voulez-vous travailler plus de fitness dans votre vie occupée? Imprimez ce tableau simple pour vous aider à avoir une idée de votre niveau de forme actuel. L'exercice aérobie est conçu pour améliorer le cœur et les poumons des systèmes cardiovasculaire et respiratoire. Le renforcement musculaire est important, en particulier à mesure que nous vieillissons, pour éviter la perte de volume et de force musculaire et pour la bonne condition physique.

Le tableau enregistre à la fois l'activité aérobique et les exercices de renforcement musculaire. Les deux sont essentiels pour une bonne santé. L'activité aérobique peut aider à contrôler le poids et peut réduire votre risque de maladie cardiaque, de diabète et de nombreuses autres affections. Les exercices de renforcement musculaire sont importants pour les mêmes raisons, mais ils stimuleront également votre métabolisme.

Chaque jour, notez le nombre de minutes que vous avez consacrées aux exercices d'aérobic et aux activités de renforcement musculaire que vous avez effectuées. Avec les exercices de renforcement, il est important de noter le nombre de répétitions que vous avez effectuées afin de montrer les progrès. Cependant, le nombre de répétitions n’est pas aussi important que la capacité à effectuer l’exercice correctement et en toute sécurité, sans douleur. À la fin de la semaine, voyez comment vos totaux se comparent à ce que recommande le CDC pour un adulte en bonne santé.

Les routines d'exercice, comme toutes les routines, peuvent être modifiées afin de rester variées et de rester intéressantes pendant que vous développez cette habitude saine.

CDC: «Activité physique pour tous: de combien d'activité physique les adultes ont-ils besoin?»

CDC: «L’activité physique pour tous: les avantages de l’activité physique»